A quoi voit-on la réussite d’un projet ? Des objectifs atteints dans les délais, un budget respecté, un client satisfait, une équipe fière et des résultats à la hauteur des prévisions ? Certes. On pourrait rajouter : des performances reproductibles, des compétences supplémentaires, un engouement général et l’innovation intégrée dans les pratiques techniques et organisationnelles… Tout le monde en rêve.
Alors, à quoi doit-on la réussite d’un projet ?
Il ne fait aucun doute qu’une bonne gestion de projet est un facteur clé de succès. Méthodes et cadrage sont nécessaire pour planifier, exécuter et piloter. La gestion de projet aide à définir un cadre, en fournissant une structure et un ordre au chaos potentiel. Sans cette structure un projet ne mène nulle part. C’est elle qui permet la créativité, l’innovation et les résultats. La gestion de projet fournit d’excellents outils pour construire cette structure. Ils sont importants et nécessaires à la réussite du projet. Mais sont-ils suffisants ? Je ne pense pas.
Le succès d’un projet est avant tout lié à la mobilisation de l’humain au service du projet. Si les outils sont mis en œuvre de manière mécanique, ils restent inefficaces. Le projet est affaire d’équipe, de compétences, de talents et d’énergie mobilisés pour concourir aux résultats. Mobiliser des talents, des compétences et de l’énergie ne peut pas se faire de façon mécanique. Pour cela, il y a besoin d’un leadership, celui du chef de projet.
Sans leadership de projet, il n’y a pas de direction dans la gestion de projet. Le leadership est le facteur décisif pour améliorer les chances de réussite des projets. C’est lui qui va remettre la direction, le sens, les enjeux, les risques, les opportunités au cœur de l’équipe. C’est lui encore qui va rebattre les cartes régulièrement, et créer de la multi dimensionnalité dans le processus linéaire de la gestion de projet.
Thomas Juli (Expert de la transformation organisationnelle agile et systémique, du développement du leadership et de l’innovation), dans son livre « Leadership Principles for Project Success » (CRC Press, New York, 2010), identifie cinq principes de leadership simples mais puissants qui, s’ils sont appliqués systématiquement, peuvent aider à ouvrir la voie de la réussite du projet :
- Construire une vision partagée
- Favoriser la collaboration
- Promouvoir la performance dans l’équipe
- Cultiver l’apprentissage
- Atteindre des résultats
Principe 1 : Construire une vision partagée
Partager une vision et des objectifs communs et avoir la même compréhension du suivi des progrès vers cette vision est l’un des facteurs clés du succès d’un projet et d’une équipe.
Une vision de projet définit l’image globale du projet. Les objectifs qualifient et précisent cette vision. Ensemble, ils définissent la direction et la trajectoire du projet. Ils se complètent. La vision inspire la trajectoire. Elle définit le but du projet.
Construire une vision partagée va permettre que l’ensemble des parties prenantes se sentiront d’emblée impliquées et se rapporteront à la vision dans leurs activités quotidiennes. La co-construction de la vision et des objectifs permettra également de créer la relation et la cohésion nécessaires pour réaliser le projet. La vision partagée nourrira leur motivation et leur passion.
Plusieurs auteurs s’expriment sur le sujet depuis longtemps :
Pour Godard et Lenhardt (1999), la vision partagée est « l’accord sur les finalités et les enjeux qui seul permet la conduite des systèmes complexes et donne sens au mouvement et aux deuils à vivre à chaque étape d’un changement »
Pour Peter Block (1998) , la vision parle « de ce que les personnes et l’organisation osent imaginer quand elles sont animées d’un idéal fort et d’un désir commun d’accéder au plus élevé, au plus noble de leur activité et de leur raison d’être »
Pour Warren Bennis (1985), la vision est « un puissant aimant qui réveille la capacité collective et crée une mobilisation consentie et volontaire de tous les cerveaux de l’organisation, de toutes ses intelligences ».
Mais une vision sans objectifs peut donner une idée de la direction, mais ne permettra pas de s’approcher assez de la destination pour produire des résultats tangibles dans les délais. D’un autre côté, les objectifs sans vision peuvent décrire le résultat final et le calendrier souhaités, mais ne susciteront pas l’enthousiasme nécessaire dans votre équipe pour mener le projet vers le succès. Le chef de projet doit s’assurer que la vision du projet et les objectifs du projet sont en place. Soit en facilitant leur co-construction, soit en vérifiant que les deux sont en place, qu’ils sont parfaitement clairs et compris individuellement et collectivement. Le leadership du chef de projet commence par là.
Principe 2 : Favoriser la collaboration
La collaboration est nécessaire pour que l’équipe réalise la vision et les objectifs du projet. De même, la vision du projet doit inclure le concept de collaboration (co-élaboration) ; elle doit faire partie de la vision ainsi que des objectifs du projet. La collaboration est un moyen d’atteindre les objectifs et donc de se rapprocher de la réalisation de la vision. C’est un élément central de chaque projet. C’est pourquoi vision et collaboration vont de pair.
Le succès du projet ne repose pas que sur des réalisations individuelles. L’équipe projet livre le projet. À ce titre, l’équipe est le cœur et l’âme du projet. La réussite d’un projet devrait toujours être la réussite de l’équipe. Le leader chef de projet comprend la valeur et l’énorme potentiel du travail d’équipe. Il ne se positionne pas en dehors du processus de collaboration. Il se doit même d’être exemplaire : il partage ouvertement les informations, il donne et reçoit des feed-back, des suggestions, des signes de reconnaissance, il encourage l’ouverture et crée un climat collaboratif, il contribue au même titre que les autres membres de l’équipe.
La collaboration comprend des phases de travail collectives, individuelles, une communication fluide et régulière entre les membres de l’équipe, des temps de prise de recul sur le processus de travail, qui amènent souvent à de la régulation nécessaire sur la manière de travailler, communiquer, décider, produire ensemble.
Nourrir la collaboration peut parfois être difficile. Cela peut prendre un peu de temps. Le bénéfice en retour vaut cependant chaque minute investie. Avoir des règles d’engagement mutuellement comprises et soutenues, caractérisées par une communication ouverte et une collaboration efficace, rend la vie du projet beaucoup plus facile. Une fois qu’une atmosphère de confiance, d’esprit d’équipe et de plaisir est créée, des effets de synergie d’équipe émergent. Des choses magiques peuvent se produire, la productivité augmente et la qualité des livrables de l’équipe est meilleure.
Principe 3 : Promouvoir la performance au sein de l’équipe
Vincent Lenhardt, dans son ouvrage « Les responsables porteurs de sens », 5ème édition, 2016, décrit 3 stades de développement des équipes :
- Collection d’individus : chaque personne est centrée sur ses compétences, ses besoins et ses missions, la solidarité et la coresponsabilité manquent
- Groupe solidaire : chacun se sent appartenir au groupe (frontières établies), les informations circulent, les avis de tous sont pris en compte et les décisions assumées collectivement·
- Équipe performante : l’équipe fonctionne de manière solidaire et en plus est centrée sur la vision. Chacun voit clairement le sens de sa contribution et de l’œuvre collective.
Passer d’une collection d’individus à une équipe performante résulte de ce que fait le leader pour construire la vision partagée, créer un climat de collaboration et de coresponsabilité et faciliter l’ouverture dans le groupe pour faire la chasse aux non-dits et rendre explicites toutes les causes de blocage ou faciliter l’autonomie de chacun. Last but not least, quand la performance est au rendez-vous, le leader sait l’honorer et la célébrer avec l’équipe, le client et l’ensemble de l’organisation.
Principe 4 : Cultiver l’apprentissage
L’erreur est admise. Mieux elle est parfois utile. Le leader efficace encourage son équipe à explorer de nouvelles voies, à commettre des erreurs et à en tirer des leçons. Il admet qu’il faille du temps pour permettre à l’équipe d’apprendre, de créer et d’innover.
A propos d’apprentissage, Robert Dilts évoque aussi la conscience et la résilience du leader, c’est-à-dire comment celui-ci mobilise ses ressources internes pour influencer le système projet (inscrit dans son environnement en tant que système ouvert) et générer de l’adaptation, du changement en situation difficile. Faciliter, encourager et offrir les conditions de l’apprentissage de chacun dans l’équipe est un terreau pour cultiver la performance. L’apprentissage n’est pas limité à la formation formelle sur un sujet donné, c’est un processus continu qui est accompagné par le leader lors de sessions régulières de bilan et revues des performances passées, des réalisations prévues, des obstacles et solutions envisagées collectivement. La prise de recul par l’analyse de pratiques est un formidable creuset pour corriger les erreurs, améliorer les processus de travail. C’est au moins aussi important que l’opérationnel pour monter en performance.
Principe 5 : Atteindre des résultats
L’obtention de résultats est à la fois une condition préalable et un résultat d’un leadership de projet efficace. La livraison du projet est un effort d’équipe, pas un effort individuel. Le chef de projet efficace construit et guide l’équipe pour obtenir des résultats en incorporant les quatre premiers principes de leadership.
Le cinquième principe demande que dans toutes les activités du projet, la vision et les objectifs du projet restent les points centraux. Le succès d’un projet n’est pas défini par un seul produit ou service livré à la fin d’un projet. C’est l’accumulation des nombreux résultats obtenus à partir de chacun des principes de leadership. La vision, la collaboration, la performance et l’apprentissage sont tout aussi importants. Ils aboutissent à des résultats. Lorsqu’on parle de réussite d’un projet, le chemin vers les résultats est également important. Le leader chef de projet regarde toujours au-delà de la livraison des résultats.
Les cinq principes de leadership servent de lignes directrices pour un leadership efficace et comment il contribue au succès du projet. Les suivre et les pratiquer ne garantit pas le succès du projet, mais ils le rendent plus probable. Ils abordent le cœur du succès du projet et améliorent ainsi considérablement les chances de succès.
Cependant, même si les principes de leadership peuvent être appliqués par chaque membre de l’équipe, quel que soit son rôle, le leadership ne se limite pas à une seule personne ou à un seul rôle.
Le parcours Idealeader® vous donne les clés pour devenir un leader de projet
Florence FARGIER– IDEALEAD
(www.idealead.eu)
Toulouse, 24 janvier 2022
Sources :
Thomas Juli « Leadership Principles for Project Success » (CRC Press, New York, 2010)
Vincent Lenhardt « Les responsables porteurs de sens » (5ème édition, Eyrolles, 2016)
Robert Dilts « Leadership conscient et résilience » (Dilts Strategy Group, 2019)